Wat doet een virtueel assistent?

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent (ook wel VA of virtual assistant genoemd) is een professional die bedrijven of zelfstandige ondernemers op afstand ondersteunt. De taken worden online, op afstand en vanuit een thuiskantoor uitgevoerd. Een VA werkt meestal als ZZP'er en kan dus meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd hebben. Een VA kan voor langere tijd verbonden zijn aan een opdrachtgever of de voorkeur geven aan losse projecten en klussen. In de praktijk zie je vaak een combinatie van deze twee mogelijkheden.

Een VA werkt graag zelfstandig en is flexibel inzetbaar. Samenwerken met een VA geeft dus veel voordelen. Je hoeft geen kantoorruimte te huren, je bepaald zelf welke taken je aan de VA over wilt laten en welke niet, en vaak is er sprake van een mooie samenwerking waarin de VA een versterking van het bedrijf of het project is.

Verschillende soorten VA's

Er is een diversiteit aan VA's met ieder z'n eigen professie. Sommige VA's zijn meer gericht op boekhouding en administratieve taken en anderen weer meer op de technische kant zoals ICT-ondersteuning en website beheer. Naar gelang de taken waarvoor je een VA inhuurt kan het werk inhoudelijk overeenkomen met dat van een officemanager, backofficemedewerker of administratief medewerker.

Voordat je met een VA gaat samenwerken is het belangrijk om duidelijk te hebben voor welke taken je een VA in wilt huren.

Verschillende VA types vervullen diverse taken en specialiseren zich op uiteenlopende gebieden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Administratieve virtuele assistent
• Boekhoudkundige virtuele assistent
• Technische virtuele assistent
• Virtuele assistent digitale communicatie
• Projectmatige virtuele assistent

Lees hieronder meer informatie over bovenstaande specialisaties.

Administratief virtueel assistent

Taken waarvoor je een administratief virtueel assistent kan inzetten hebben vooral te maken met het organiseren en beheren van de agenda en digitale administratie. Daarnaast kunnen secretariële werkzaamheden, zoals het beantwoorden van telefoontjes en e-mails ook tot de mogelijkheid behoren.

Boekhoudkundig virtueel assistent

Taken van een boekhoudkundig virtueel assistent zijn de ondersteuning van financiële administratie en eventueel het verstrekken van fiscaal advies.

Technisch virtueel assistent

Een virtueel assistent op technisch gebied biedt ondersteuning aan bedrijven of ondernemers door taken uit te voeren zoals het opzetten, beheren en updaten van websites of webshops. Ook kan de technisch VA ingezet worden voor ICT gerichte taken zoals het bieden van ondersteuning en probleemgerichte oplossingen t.b.v. technische uitdagingen.

Virtueel assistent digitale communicatie

Een VA die zich richt op digitale communicatie, is divers inzetbaar. Denk hierbij aan social media, blogs en tekstschrijver. Ook kan een VA communicatie zich breder gespecialiseerd hebben zoals marketing gericht of het bieden van ondersteuning met het geven van webinars of online presentaties.

Projectmatige virtueel assistent

Wanneer je een specifiek project of klus hebt zijn er ook VA's die meer gespecialiseerd zijn in projectmatig werken of de voorkeur geven aan losse klussen en projecten in plaats van een langere periode verbonden te zijn aan een opdrachtgever. Het takenpakket is afhankelijk van het project en de behoefte van ondersteuning, dus divers. Deze VA ondersteunt je in ieder geval in het behalen van deadlines en specifieke doelstellingen naast een georganiseerde aanpak van het plannen, uitvoeren en controleren van taken om het beoogde eindresultaat te bereiken.

Hoe weet je of je te maken hebt met een professionele virtuele assistent?

Iedereen kan zichzelf een virtueel assistent noemen, daar is geen specifieke opleiding voor nodig. Daarom is het belangrijk voor jou als opdrachtgever te weten in welke mate de VA waarmee je gaat samenwerken ook daadwerkelijk een professional is.

Een professional kan zich op diverse manieren ontwikkelen.

Scholing

Een VA kan, afhankelijk van de werkzaamheden die de VA aanbiedt diverse opleidingen of cursussen hebben gevolgd. Het is dus zinvol om na te gaan welke scholing een VA heeft gevolgd.

Werkervaring

Niet elke VA heeft een gecertificeerde opleiding gedaan richting een bepaald vakgebied maar kan door middel van ervaring veel vaardigheden en kennis opgedaan hebben wat vaak nog waardevoller is dan een afgeronde gecertificeerde opleiding.

Vaardigheden

Een virtueel assistent dient te beschikken over een breed scala aan vaardigheden. De VA is sterk in communicatie, detailgericht werken en organisatie, om effectieve structuur aan te brengen in elke situatie. Daarnaast is het ook belangrijk dat de VA een helikopterview kan hanteren. En natuurlijk is een klantgerichte en flexibele werkmentaliteit een belangrijke vereisten.